Současná koronavirová situace nám klade nové výzvy a překážky snad ve všech oblastech života. Mnoho z nich se týká i firem. Jednou z výzev je pro ně nabírání nových zaměstnanců, jejich začlenění do kolektivu a seznámení se s firemní kulturou. Onboarding se značně komplikuje a to obzvláště pokud byla většina práce přesunuta do online prostředí a společnost umožňuje Home Office/ Remote Office. Za standardních podmínek se nováček prvních pár dnů i týdnů především seznamuje s kolegy, procesy, systémy a nasává celkovou firemní atmosféru. Onbroading je tak zcela přirozený a on získává nejvíce informací především od nových kolegů. Teď si představte, že jste nastoupili do nové práce. Pohovor probíhal online a ve společnosti jste byl maximálně podepsat smlouvu. Na chvilku možná zahlédnete některého z kolegů, ale kvůli roušce ani netušíte, jestli se na vás usmívá nebo mračí. Ostatní své kolegy “znáte” nanejvýš z obrazovky svého počítače a v nedohlednu je i možnost osobního setkání. My v Motion máme také jednoho nováčka, kterého jsme bohužel neměli šanci zatím lépe poznat. Co si o online onboardingu myslí a co jí osobně by pomohlo lépe do firmy zapadnout?
Sharon pracuje jako Account Manager a u nás v Motionu je teprve druhý týden. Ze začátku prý byla z online onboardingu trochu nervózní jelikož se bála, že nebude mít žádný kontakt se svým novým teamem. To se naštěstí nestalo, protože i přes možnost využívat Home Office, stále dost kolegů chodí do kanceláře osobně. Ona sama se tam snaží trávit co nejvíce času a díky tomu poznala alespoň některé své kolegy. „Není tu plná obsazenost, ale aspoň se nebudu muset naučit jména všech spolupracovníků naráz, což je pro mě jednodušší.” Nejvíce jí na celé situaci vadí náročné vysvětlování veškerých interních systémů a tabulek přes Google Meet. „Hlavně, když mi někdo vysvětluje dvě věci najednou a přeskakuje z jednoho okna do druhého, já se snažím držet krok, ale také přeskakuji a stále se snažím naslouchat o čem je vlastně řeč.” Nakonec jsme se Sharon zeptali na to, co jí osobně by pomohlo, aby se momentálně ještě snadněji a rychleji zapojila. Její odpověď nás potěšila.
„Všichni se tady hodně snaží, aby to pro mně bylo co nejjednodušší. Komunikace je samozřejmě nejdůležitější a ta ve firmě naštěstí funguje. Teamy navzájem komunikují a díky tomu se už trochu víc orientuji. Kolegové se mnou mají velkou trpělivost a já jsem jim za to vděčná. Jinak si to tady v Etnetera Motion moc užívám.”
Držíme Sharon palce ať je proces začleňování i nadále co nejpříjemnější a nejsnazší a doufáme, že se jí u nás bude i nadále líbit!
Co si o online onboardingu myslí náš CEO Václav Peterka?
Obecně velký problém vidím právě ve sžívání se s týmem. Není výjimkou, že noví kolegové, kteří jsou u nás půl roku ještě nepotkali všechny své kolegy jinak než online, nebo dokonce vůbec, pokud spolu přímo nepracují. Chybí veškeré možnosti socializace a mimopracovních aktivit jako jsou grilovačky, turnaje v basketu nebo lasegame, které jsme dříve dělali běžně. Super jsou snahy nahradit to alespoň řetězovkami jako online challenge, kdy vyzveš kolegu aby udělal nějakou aktivitu a vyzval někoho dalšího. Celá absence socializace má pak za následek horší adaptaci nováčka do týmu a vzájemné vnímání se pouze jako článků ve výrobním řetězu.
Několik tipů pro hladší onboarding:
1. Nezapomeňte na přivítání: Standardně byste nového kolegu provedli po firmě a všem ho osobně představili. Navíc byste mu řekli kde kdo sedí a s kým co může řešit. V případě online varianty je vhodné poslat všem přivítací e-mail, kde vysvětlíte kdo nový do společnosti nastoupil a jaká je jeho pozice. Následně byste ho měli ještě jednou oficiálně přivítat například v rámci pravidelných porad, kde nováčka opět všem představíte alespoň skrze kameru. Všichni se tak navzájem uvidí a následující komunikace bude osobnější.
2.Využijte sociální média: Vyzvěte nového kolegu ať se podívá na váš firemní Instagram, Facebook nebo třeba blog. Díky sociálním sítím může lépe navnímat firemní atmosféru a třeba si přiřadit jména k obličejům na fotkách. Až poté bude s někým z firmy komunikovat skrze e-mail, bude pro něj snazší si představit osobu na druhé straně.
3.Nevynechávejte: Ze začátku je dobré nováčka přidávat i na online schůzky, které mu třeba zatím nic neříkají. Bude si připadat jakou součást týmu a může například navnímat styl komunikace mezi kolegy. Na druhou stranu ho nepřidávejte na veškeré online porady, ať ho ze začátku příliš nezahltíte.
4.Sežeňte průvodce: Pokud se nemůžete jako přímý nadřízený novému kolegovi příliš věnovat, je dobré pověřit někoho jiného z týmu, kdo mu se vším pomůže. Bude tak mít pocit, že tento “průvodce” mu vždy poradí a on bude vědět, na koho se obrátit.
5.Za týden to nekončí: Nezapomeňte, že onboarding není proces na pár dní nebo jeden týden. Obvykle trvá několik týdnů a v případě že probíhá vzdáleně, tak se může protáhnout i v řádu měsíců. Proto se jako nadřízený nezapomeňte ujišťovat, že vše probíhá hladce a nezapomínejte na zpětnou vazbu.
